Team in grado di analizzare e migliorare processi interni
Progettare e facilitare workshop, per co-progettare, analizzare, decidere
Un team che sa mettersi attorno a un tavolo, guardare un processo che non funziona e uscirne con una decisione condivisa non è una questione di carattere o di buona volontà. È una competenza, e come tutte le competenze si costruisce.
Ci sono tanti strumenti che rendono possibile questi miglioramenti, e possono tutti essere inseriti in workshop e riunioni. Purtroppo intorno ai workshop circolano ancora parecchi miti. Che siano una perdita di tempo mascherata da collaborazione, che bastino dei post-it, che facilitare voglia dire mettersi al centro dell’attenzione e decidere la direzione.
Nella nostra esperienza organizzare un workshop o qualsiasi attività collaborativa è un mestiere fatto di due competenze distinte, che spesso vengono confuse. La prima è la progettazione: scegliere le attività, calibrare i tempi, capire chi deve esserci e per arrivare a cosa. La seconda è la facilitazione: quello che fai per far raggiungere l’obiettivo dell’incontro e come risolvi gli imprevisti che sicuramente ci saranno.
Su queste due competenze abbiamo costruito un corso, e più avanti trovi il programma. Prima però vale la pena approfondire entrambi gli aspetti.
Come si progetta un workshop
La progettazione di un workshop parte dalle sue finalità. È un workshop per allineare il team, un workshop per migliorare un processo aziendale, o un workshop per verificare come è andato un progetto?
A partire dalla finalità si individuano le persone che devono partecipare. Dalla nostra esperienza abbiamo visto che sono i partecipanti a determinare il successo di un’attività collaborativa. Ad esempio se c’è una decisione da prendere ci deve essere un decisore, spesso è chi ha la responsabilità economica su quel tema, ci devono essere le persone coinvolte in quel tema o problema e infine è importante che non ci siano troppe funzioni duplicate o ascoltatori. Troppe persone trasformano un workshop in un’assemblea.
Una volta che hai definito le persone si individua il tempo necessario o, più spesso, il tempo disponibile. Non è facile incastrare tutte le agende. Spesso bisogna essere creativi anche nella pianifcazione e organizzare anche attività asincrone.
A questo punto il Design Thinking offre una cornice utile per stabilire in che ordine mettere le cose: prima si approfondisce il problema, poi si producono idee, poi si individuano quelle più promettenti. Non è una formula da applicare per intero ogni volta, è un modo per dare una logica al percorso invece di unire attività che ci sembrano interessanti. Idealmente ogni output generato deve diventare l’input della fase successiva.
Il passaggio più delicato è la definizione di attività e tempi in rapporto alla cultura dell'azienda o del gruppo. Lo stesso esercizio, con lo stesso obiettivo, va riscritto in modo diverso se davanti hai una software house o un ente del terzo settore, o anche in base alla confidenza o conoscenza reciproche che hanno le persone nella stanza.
Sui tempi vale una regola imparata sul campo: si tende a minimizzare e di solito si prevede troppo poco tempo per portare a termine ogni esercizio. Inoltre anche il ritmo è importante, meglio alternare momenti di ascolto a momenti di pratica, anche alzarsi dal tavolo e cambiare prospettiva, o scrivere prima di parlare aiuta molto. Le pause poi spesso sono sottovalutate, perché sono i momenti in cui le persone elaborano le cose dette e spesso proprio durante le pause ci sono scambi sinceri che chiariscono o creano legami utili.
Il potere delle metafore
Tra gli strumenti di progettazione, le metafore sono quello più utile. Chiedere a un team qual è la sua strategia produce risposte difensive e piene di buzzword. Fare la stessa domanda su un piano metaforico produce conversazioni più oneste. Prova ad esempio: e se la tua azienda fosse un mezzo di trasporto? Poi lascia che ognuno faccia un disegno, appendi poi i lavori e lascia che ognuno esponga.
È un modo potente di far emergere pensieri profondi, sensazioni, trovare similitudini tra modi di pensare o anche far emergere subito differenze di visione. Molto utile da sapere a inizio attività!
Aprire e chiudere
Apertura e chiusura sono le due parti che vengono tagliate per prime quando il tempo stringe, ed è quasi sempre un errore.
Gli ice-breaker o i warm-up sembrano una formalità, ma il rischio è ritrovarsi con un gruppo poco attivo. La chiusura è ancora più importante: lo scopo del workshop non è fare delle belle foto instagrammabili ai post-it appesi alla parete, un workshop deve finire con una lista di to-do e dei prossimi step.
Su questi temi abbiamo raccolto il nostro approccio nella sezione metodi e processi, e le metodologie collaborative più ampie le abbiamo raccontate nell'articolo sul co-design in azienda.
Come si facilita un workshop
Il primo equivoco da smontare riguarda il ruolo del facilitatore o facilitatrice. Dato che chi facilita è spesso al centro dell’attenzione la tentazione è di considerarsi protagonisti dell’attività: niente di più falso. Chi facilita non porta contenuto, non decide. È responsabile del processo, di far rispettare i tempi, di far parlare tutti, di evidenziare i punti deboli di un ragionamento. Serve una forma particolare di autorevolezza, fatta di nessun potere formale e molta presenza.
La Groan Zone
Chi facilita sa bene che in ogni workshop, c’è un momento in cui regna una gran confusione, ci sono troppe idee, ed è difficile vedere la direzione. È stata definita la Groan Zone, è un momento di sopraffazione e frustrazione tra la fase divergente e quella convergente, descritta da Sam Kaner nel Facilitator's Guide to Participatory Decision-Making.
Non è un errore di progettazione, è una fase fisiologica. Chi facilita deve sapere che esiste e come gestirla al meglio altrimenti il rischio è che va in ansia e taglia corto, magari decidendo al posto del gruppo. Il nostro consiglio è di dichiararla apertamente ai partecipanti, toglie parecchia pressione e consolida ulteriormente il ruolo di chi facilita.
Leggere la stanza
Buona parte della facilitazione è osservazione. Chi non ha ancora parlato, chi ha smesso di prendere appunti, chi ha fatto una smorfia di disgusto, chi risponde sempre al posto di un collega.
Sono segnali che arrivano prima delle parole e permettono interventi minimi: una domanda diretta a chi tace, un giro di tavolo, una pausa anticipata. Lavorare su emotional intelligence e attenzione al non verbale è la parte che determina se le informazioni importanti escono o restano dentro le teste dei partecipanti.
È una capacità che va allenata con il tempo e con l’osservazione, ma chiunque può riuscirci.
Rendere visibile il pensiero
Il visual thinking non richiede saper disegnare, richiede saper rappresentare: può essere uno schema alla lavagna, tre riquadri con delle frecce, o un raggruppamento di post-it fatto davanti a tutti.
Serve a diverse cose. Si evitano i malintesi, dato che davanti alla stessa immagine si discute della stessa cosa. Inoltre poter fare dei riferimenti spaziali è utile per non perdere il filo del workshop: le persone cominceranno a indicare col dito i punti a cui si stanno riferendo e questo porta il gruppo a capirsi meglio perché si da concretezza e una mappa concettuale in cui orientarsi.
Alla fine l’insieme delle visualizzazioni fatte permette di ricostruire il lavoro, far emergere la coerenza di fondo che permette di prendere decisioni informate e solide.
Stare a proprio agio nell'incertezza
L'ultima competenza è di nuovo qualcosa che è difficile insegna sulle slide. Un workshop non va mai esattamente come previsto: un'attività non ingrana, qualcuno fraintende, il gruppo tira fuori un tema cruciale che fino a quel momento era rimasto nascosto.
L'istinto porta a irrigidirsi sul programma. La cosa utile invece è riconoscere cosa sta succedendo e adattare, tenendo fermo l'obiettivo, ma cambiando la strada. Per farlo bisogna essere abbastanza a proprio agio nell'incertezza e conoscere bene tanti diversi metodi ed esercizi, con i loro pro e contro, in modo da poterli proporre con sicurezza all’occasione.
Il corso: Progettare e facilitare Workshop
Progettazione e facilitazione sono due mestieri, ma nessuno dei due sta in piedi da solo: un workshop progettato bene e condotto male non produce niente, e viceversa. Per questo le abbiamo riunite in un unico percorso, con un equilibrio costante tra teoria e pratica, perché i metodi vanno provati per capire non solo come funzionano ma perché funzionano.
Cosa imparerai nel corso
Progettazione di workshop efficaci
Si parte sfatando miti e preconcetti sulla facilitazione, per poi osservare come avvengono le interazioni sociali dentro un gruppo e come funziona il nostro cervello quando produce idee. Da lì si entra nel Design Thinking, metodi e applicazioni, con un esercizio guidato per applicare la metodologia.
Il cuore di questa parte è il metodo per definire attività e tempi adattandoli alla cultura dell'azienda e delle persone, accompagnato da una carrellata di workshop di esempio. Si lavora poi sulla potenza delle metafore, con un'esercitazione dedicata, e su apertura e chiusura: ice-breaker, ruolo del facilitatore, esempi concreti dalla nostra esperienza.
Cosa imparerai:
Come scegliere le migliori attività e template
Saper scegliere e adattare gli esercizi
Calibrare bene i tempi e le modalità di interazione
Applicare il Design Thinking ai workshop
Usare il potere delle metafore per sbloccare l’intelligenza di gruppo
Facilitare workshop di persona e online
La seconda parte è complementare ed è centrata su presenza, linguaggio visivo e ascolto attivo. Si affrontano i diversi ruoli nei workshop, la Groan Zone, l'emotional intelligence applicata alla lettura della stanza, il visual thinking e le tecniche per comunicare con sicurezza.
Qui la pratica pesa parecchio, perché sono competenze che si vedono solo mentre le agisci: esercizi, valutazione e feedback diretto.
Cosa imparerai:
Acquisisci sicurezza con maggiore consapevolezza di sé
Leggere la stanza e gestire situazioni complesse
Rappresentare visivamente idee e concetti per facilitare la conversazione
Essere a proprio agio nell’incertezza
Lavorare su emotional intelligence e mindfulness per acquisire assertività e autorevolezza
Materiali e risorse
Restano a disposizione slide per rivedere le lezioni quando vuoi, consegnamo anche la checklist della facilitazione e la raccolta completa di libri e risorse online commentate.
Chi tiene il corso
Il percorso lo tengo io, Andrea Pinchi. Progetto esperienze e interfacce da vent'anni, sono founder di Bomberos Design e mi occupo di formazione e divulgazione su UX/UI e Interaction Design. Vuol dire che i workshop di cui parlo in aula sono gli stessi che facilito nei progetti, compresi quelli in cui qualcosa non ha funzionato.
Con noi si sono formati professionisti di agenzie creative, startup, software house e grandi organizzazioni, tra cui Fondazione Agnelli, Marcopolo, Pharmercure, Legambiente, Latte Creative, Mekit e Circolo del Design.
Cosa dice chi ha partecipato
“Corso davvero interessante, contenuti dalla A alla Z sul tema di progettazione e facilitazione di un workshop collaborativo. Personalmente esco dal corso arricchito e decisamente con molti spunti di riflessione da poter mettere in pratica.”
“Il corso è stato una svolta per il mio modo di gestire il processo decisionale della mia azienda. Ho imparato ad utilizzare tecniche efficaci che permettono di sfruttare appieno l’intelligenza collettiva del team e ottimizzare il tempo e la comunicazione. Lo consiglio a chiunque si ponga lo stesso obiettivo.”
“Esco da questo corso più consapevole di cosa significhi organizzare e gestire workshop, più incuriosita di prima sulle varie tecniche di co-progettazione e design thinking e, soprattutto, più entusiasta che mai.”
Dai questionari di fine corso delle passate edizioni:
“Un’esperienza incredibile, il corso è stato un meta workshop dal quale non solo ho imparato diverse tecniche ma ne ho sperimentato in prima persona l’impatto positivo.”
“È stata un’esperienza che mi ha dato molte idee e spunti pratici. Mi ha lasciato molta voglia di fare e un senso di leggerezza nell’affrontare il lavoro con gruppi anche numerosi.”
Vuoi portarlo dentro la tua azienda?
Se invece di iscrivere una persona vuoi lavorare su tutto il team, gli stessi contenuti li costruiamo come percorso di formazione su misura, partendo dalle riunioni e dai processi che avete già.
Scrivici a hello@bomberos.design e ne parliamo.
